(tempo, padronização, segurança e mais dinamismo foram alguns dos ganhos reais com a implantação de RPA na Cresol)
Há 1 ano, a Cresol Central Brasil, sistema de cooperativas de crédito rural com interação solidária com sede em Chapecó, propôs-se o desafio de implantar setores focados em análise, melhoria e automação de processos.
Esta decisão resultou de ações anteriores que evidenciaram a importância e potenciais ganhos sistêmicos de uma cultura organizativa baseada em gestão por processos. Usando soluções de RPA (Robotic Process Automation) e BPMS (Business Process Management System ) a Cresol Central Brasil implementou um ciclo de negócio que parte da identificação de demandas até a entrega do produto final. A Selbetti Tecnologia, integradora de Outsourcing de TI e a AutomationEdge, fornecedora de soluções de Hyperautomação, Robotic Process Automation e IT Automation somaram-se como parceiras e fornecedoras das soluções utilizadas.
Considerando que a Cresol Central Brasil atende 28 Cooperativas Singulares e mais de 180 agências cooperativas, direta e indiretamente, mais de 1.400 colaboradores foram impactos com as soluções de RPA/BPMS. Mas, para a Cresol Central Brasil, uma gestão por processos não pode considerar apenas a automação. “É imprescindível, uma séria e criteriosa análise do que é feito nas diferentes áreas. O resultado dessa análise pode ou não evidenciar ajustes metodológicos ou mesmo automações necessárias para a melhoria dos processos realizadas, seja por meio de ganho com agilidade, segurança, padronização, eficiência ou outros fatores”, afirma Jefferson Reges Donziski, coordenador da área de TI da Cresol Central Brasil.
Foram instituídos, na Cresol Central Brasil, dois setores com responsabilidades direcionadas a esta ação: Setor de Análise, junto à Área de Planejamento e Gestão Estratégica; Setor de Automação, junto à Área de Tecnologia da Informação. Cada projeto segue, sumariamente, as seguintes fases:
1ª fase – Identificação e análise: recepção de solicitações ou identificação de necessidades junto às áreas de negócio e priorização das demandas, por meio de critérios pré-definidos (urgência, impacto, complexidade e afins). Determinada a ordem de atendimento das demandas, segue-se à etapa de análise e documentação, que irá, ao realizar avaliação das regras de negócio e condicionalidades técnicas, definir premissas e restrições do projeto, bem como o novo formato do fluxo a ser implementado. Após o Setor de Análise finalizar esta documentação, que conta com homologação formal das áreas de negócio envolvidas, a mesma é remetida ao Setor de Automação (Área de TI) que fará as automações devidas.
Na 2ª fase – Desenvolvimento e homologação : O Setor de Automação, ao receber as análises realizadas, inicia a implementação das automações e decorrentes testes de validação para garantir que o processo atenderá à solicitação. Caso sejam identificadas necessidades de ajustes no projeto por questões técnicas de implementação, o Setor de Análise é novamente envolvido para novas avaliações e adequações que se façam necessárias no projeto, envolvendo ou não as áreas de negócio afetadas pelo mesmo.
A 3ª fase – Sustentação : após a homologação da implementação, ocorre a entrega do processo para o solicitante, por meio da disponibilização do mesmo em ambiente de produção. Cumpridas estas fases, os projetos entram em estágio de sustentação, no qual, tanto o Setor de Análise como o Setor de Automação, acompanham rotineiramente aspectos técnicos e da regra de negócio, em vista de garantir a efetividade das automações implementadas.
“Vale destacar que, inerente às fases citadas acima, é mantida uma constante comunicação entre os setores de Análise e Automação, bem como com as áreas de negócio envolvidas em cada projeto. Isso garante agilidade e efetividade em tomadas de decisões e disponibilidade de informações sempre que estas são necessárias”, ressalta Jefferson Reges Donziski, coordenador da área de TI da Cresol Central Brasil..
Outro elemento que permeia esta metodologia é a documentação e constituição de referências gerais (estruturas padronizadas e boas práticas) tanto para a análise, como para o desenvolvimento. Ao implementar tais normativos metodológicos, a Cresol Central Brasil obteve ganhos de padronização das análises e implementações, bem como auditabilidade das execuções das automações, o que, por ser uma instituição financeira, é elemento fundamental e garante confiabilidade do processo.
No último ano, além de toda a estruturação destes setores de Análise e Automação e disponibilização das soluções (RPA e BPMS), foram automatizados 11 processos, que já significam uma economia de 4.020 horas/ano (quando avaliado o tempo que seria necessário para execuções manuais). Estas automações envolvem ações em sistemas computacionais, bem como captura, tratamento e disponibilização de informações para subsídio de ações de diversas áreas. Os projetos deste período envolvem ações como: conciliação de cobranças relativas ao plano de saúde dos funcionários, controle e análise de informações financeiras, disponibilização de informações para prestadora do benefício de vale-alimentação, monitoramento de informações relativas à gestão de pessoas, saúde e segurança do trabalho). No conjunto, o setor de análise possui, atualmente, cerca de 40 processos aguardando análise (em fila de priorização). “Além disso, outro fator de destaque, é que uma parte significativa das demandas que chegam das áreas de negócio para automação, são resolvidas apenas com mudanças metodológicas decorrentes da análise, o que evidencia que a análise de processos como etapa prévia a sua automação é uma condição essencial”, conclui Jefferson Reges Donziski, coordenador da área de TI da Cresol Central Brasil..
Fonte: Comunicação Vertical
